לדבר עם מנהל – אבי אלבאום

ב-20 שנה האחרונות הוא מנהל במשרה מלאה כשבשנה האחרונה הוא הוסיף ללוז גם משרה ניהולית נוספת, אותה הוא עושה בהתנדבות מלאה. הכירו את אבי אלבאום, שבא לספר על הקשר בין ניהול כספים בחברה עסקית לניהול התנדבותי כיו"ר מזכירות ישוב קורנית.

ספר על עצמך? מי אתה?
אני אבי אלבאום, מנהל כבר 20 שנה. עבדתי לאורך השנים במספר חברות בדרך כלל בתחום של מכשור רפואי. יש לי תואר ראשון בהנדסה תעשייה וניהול תואר שני במנהל עסקים ותואר שני בפילוסופיה. אני במקור מקריית מוצקין וגר למעלה מ-20 שנה בקורנית, שהוא ישוב קהילתי בגוש שגב שבגליל.

ספרי על התפקיד שלך ועל הפן הניהולי בו?
ברשותך אתחיל לספר על התפקיד כיו"ר מזכירות ישוב קורנית.
וראשית, על קורנית –  מדובר על ישוב קהילתי בגוש שגב המונה כ-160 משפחות, ו 40 נוספות בשלבי בניה שזה אומר משהו בין 800-1000 תושבים. הישוב מנוהל כגוף עצמאי כשמעליו יש מועצה אזורית. אגב, התושבים משלמים מיסים כפולים – גם לישוב וגם למועצה.

הישוב המנוהל בהתנדבות ע"י ועד האגודה המונה כ-5 אנשים, כשאני עומד בראשם כיו"ר. בנוסף, אנחנו מפעילים בשכר עוד 2-3 עובדים בתחום הכספים והניהול. מעבר לכך יש עוד המון ועדות בתחומים של חינוך, נוער, ביטחון, גינון ועוד, כשכל החברים בהן פועלים בהתנדבות. הישוב, בתור אגודה חייב להפעיל 2 ועדות: הנהלה וביקורת, שלהן יש תוקף חוקי.

כל שנה נערכות בחירות לועדות השונות כשהאחריות על הבחירות היא של המזכירות. את הבחירות מפרסמים במייל באינטרנט ובלוחות המודעות, והן פתוחות לכולם. ברוב המקרים יש לפחות כמה חברים בכל ועדה שממשיכים לפעול יותר משנה וזאת כדי שהידע לא יאבד. וכמובן שיש אנשים שהועדות הן פרויקט חיים עבורם והם ממשיכים לפעול בהן שנים רבות.

וכך הישוב מקבל החלטות – האם לשפץ מועדון, האם להוסיף פעוטון, האם לבנות גדר ועוד. בנוסף, כל שנה הישוב בונה ומאשר באסיפת חברים תקציב שהוא מסגרת הפעילות לאותה שנה. אנחנו בועד ואני בתור היו"ר מפעילים את כל המערכות של הישוב: צריכים לדאוג שועדת חינוך תפעיל את הפעוטונים, שועדת תרבות תיזום ותפיק אירועים, שועדת חיילים תדאג לחלק שי לחיילים ועוד. בדרך כלל הדברים נעשים וההתערבות שלנו מעטה בצד היוזמה

אוקי, אז איך הארגון הזה – ועד ישוב קורנית ואתה בראשו – עובד בעצם?
בעצם מדובר במבנה ארגוני של קיבוץ מבלי להיות קיבוץ.

ושוב, אני רוצה להזכיר שוב כי למעט 2-3 עובדים, כולם (כולל אותי) הם מתנדבים. מכאן יוצא שרוב הפעילות מתרכזת בשעות הערב, לאחר העבודה הפורמלית של כולם. כל שבוע – שבועיים מתקיימת פגישת מזכירות, כשכל חבר מזכירות הוא גם רפרנט לעוד ועדות. הועדות השונות נפגשות כל שבוע שבועיים. אגב, ההתנדבות גם באה לידי ביטוי בכך שאין לחברים בועדות השונות טלפון של הועד, כל אחד (כולל אותי) מוציא שיחות מהטלפון הפרטי שלו.

בנוסף, יש ישיבות דו חודשיות עם ראש המועצה. יש הרבה דיאלוג (לרוב לא פורמלי, אלא במיילים ושיחות טלפונים) עם שאר ראשי הישובים השכנים בעיקר – שכניה ומנוף, אנחנו מתכננים אירועים משותפים, מבנים משותפים (טיילת), יש לנו עבודה משותפת מול קק"ל וחגים. אנחנו משלבים כוחות בנושאי ביטחון ומניעת גניבות.

אני בעצמי משתדל להיות זמין ופנוי לכולם. ניתן לפנות אלי במייל או פשוט בטלפון – לכולם יש את המספר שלי.

בניהול התפקיד ההתנדבותי יש בעצם שני קשיים/אתגרים עיקריים:
1. שעות העבודה: העבודה בשעות הערב לא תמיד אפשרית מהבחינה הזאת שהרבה פעמים רוב מי שאנחנו עובדים מולם (רשויות ועוד) לא עובדים בשעות אלו ולכן לעיתים יש צורך לעשות שיחות תוך כדי העבודה (הרשמית..). אני כמובן משתדל שאת הדברים שחייבים לעשות בשעות היום, יעשו המעט עובדים שעובדים בשכר, אבל כמובן שזה לא תמיד אפשרי.

2. ניהול המתנדבים: כאמור, כל חברי הועדות השונות, כ-40-50 איש, הם מתנדבים. וזה מעלה סוגיות ניהוליות מורכבות כמו למשל איך מפטרים מתנדבים? מה קורה בועדה קטנה שחבריה לא מסתדרים? (שוב, מדובר על אנשים שבאים לפעול ולתרום על חשבון זמנם החופשי..).

איך בעצם הגעת לתפקיד יו"ר הועד בקורנית?
ראשית, זאת הפעם השנייה או השלישית שאני מכהן בתפקיד. הפעמים הקודמות היו לפני כ 15-20 שנים. אז הישוב היה קטן ו מבחינה כספית מצבו היה בעייתי, מישהו שאל אם אני אוכל לעזור (כי אני מהתחום). האמת היא שאז הייתי חבר חדש בישוב, אבל נענתי לבקשה. מאז אני ממשיך לפעול בועדות השונות, בדר"כ במזכירות או בועדת ביקורת.

השנה, כיוון שהישוב עמד לפני פרויקט בנייה גדול, עם הרבה התנהלויות מול המנהל, מול קק"ל, מול ועדות בנייה ועוד, שוב ביקשו ממני להתמנות ליו"ר הועד. כיוון שכבר עשיתי זאת בעבר, היה לי יותר קל ונעניתי לבקשה.

אוקי, ומה לגבי התפקיד השני, הרשמי שלך ?
אז בתפקידי הרשמי אני מנהל כספים בחברה לציוד רפואי. כל השנים הייתי בתפקידי ניהול בתחומי הכספים, HR, ותפעול, שלדעתי מה שמשותף להם הוא ניהול המשאבים של הארגון. אני מאוד אוהב ואהבתי לאורך השנים את בניית המערכות בארגון, למרות שברוב הארגונים המערכות קיימות ורק צריכים לשפר, אבל בחלק מהחברות בהן עבדתי בניתי מערכות ניהול משאבים מחדש. בתפקיד הניהולי, בעבודתי הרשמית, כמו גם בקורנית, אני אוהב את העובדה שאני יכול לעשות ולהשפיע בקלות יחסית.

כיום אני עובד בחברה קטנה יחסית. התפקיד כולל מן הסתם, הרבה ענייני כספים, היבטים חוקים, עבודה מול מוסדות חיצוניים, עבודה מול בנקים. ההביט המרכזי בעבודתי הניהולית הוא הצורך לתמרן. להיות הוגן עם כולם. מחד, לנסות לעזור למי שקשה לו, אבל מאידך, לא להקשות על  הספקים ומי שמחכה לתשלום.

תאר לי סדר יום אופייני בעבודה:
בגלל שאנחנו חברת אם של חברה בארה"ב, אז הבוקר מתחיל בהתעדכנות על מה קרה בלילה, מה השתנה, מה אמור לקרות היום, אילו תשלומים יכנסו היום. הרבה עבודה מול הבנקים: מקבל תשלומים ביורו, משלם בשקלים. מול ספקים, תכנון הכנסות והוצאות ודברים דומים.

אתה רואה קשר בין שתי עבודותיך?
כן. גם קורנית מנוהלת כמו חברה ולכן יש הרבה אלמנטים מקבילים. למרות שלמשל, הנעת עובדים בקורנית, בגלל שהם בעצם מתנדבים, היא הרבה יותר קשה.

באופן כללי, אני אוהב להשוות את עבודתי הניהולית דווקא לתחום הצילום אותו אני חובב. צילום זה אומר להסתכל על דברים דרך מסגרת שאתה בוחר לשים אותה. וכך הרבה פעמים בתפקידי הניהולי, כשאני נמצא בדילמות, אני משתדל להסיר את המסגרות הפורמליות, המקובעות ולנסות להסתכל על הדברים מנקודות מבט נוספות.

למשל, היה ויכוח בקורנית לגבי שיפוץ שהיה צריך להעשות באחד הפעוטונים – מי צריך לשאת בעלותו, ההורים או כל הישוב. היו חברים מהישוב שילדיהם כבר מבוגרים שהתנגדו לתשלום ומצד שני, ההורים עם הילדים הקטנים חשבנו שזאת אחריות הישוב, בתור מקום שהם גרים בו ומשלמים לו מיסים. כעיקרון לא היה לזה תקציב, אבל כשניסיתי להרחיב את המסגרת, הבנתי כי השיפוץ הוא בעצם השקעה לטווח הרחוק גם בישוב עצמו, וכי בסופו של דבר כולם יהנו מהשיפוץ (הערך של הישוב עולה, עוד אנשים רוצים להיקלט בישוב) ולכן בסופו של דבר הוחלט כי הישוב ישא בעלות השיפוץ.

מהו סדר היום האישי שלך?
אני מתעורר ב-05:00 בבוקר ויוצא להליכה/חדר כושר. בין 08:00 עד 18:00 אני בעבודה בחיפה. אני חוזר לקורנית ואז בין 20:00 ל-23:00, אני בכובע השני שלי כיו"ר הועד של קורנית. יש ישיבות, נושאים שמחכים להכרעה, אישורי תשלום, אישור תוכניות בניה, לעיתים לכתוב מכתבים או אימיילים ועוד.

אתה מתאר סדר יום עמוס, ושלעיתים אתה צריך גם תוך כדי העבודה הרשמית לחרוג לשיחות ועוד דברים מהעבודה ההתנדבותית. זה לא פוגם אחד בשני? אין תלונות בעבודה בחברה לציוד רפואי?

נראה לי שזה לא פוגם. אני משתדל באמת לא לעשות דברים על חשבון העבודה, רק אם אין ברירה. ועובדה שעד היום לא פיטרו אותי J.

אגב, גם בעבודה ההתנדבותית, שלי ושל שאר המתנדבים מדובר בהרבה שעות, ולכן אנחנו מנסים לאזן זאת, שאנשים לא יקרסו… למשל עכשיו באוגוסט ביקשנו מהמתנדבים לצאת לחופש – שמה שלא בוער, שיתחילו אחרי החגים – כדי שיהיה להם זמן עם המשפחות.

ומה לגבי הזמן הפרטי? המשפחתי? אתה מספיק להנות מזה?
קודם כל, הילדים שלי כבר גדולים, יותר עוסקים בשלהם ופחות צריכים אותי. אבל בסופו של דבר אני באמת אדון לזמן שלי. אם למשל יש אסיפת הורים של אחד הילדים, אז אני אסגור ללא היסוס את הטלפון. בסוף השבוע, אם אין דברים דחופים, העבודה נדחקת לפינה ויש לי יותר זמן למשפחה, לתחביב הצילום ועוד.

מהו האני מאמין הניהולי שלך?
אני מאמין שבניהול צריך לדעת לקבל החלטות ולהשתדל לעשות כמה שפחות טעויות… בנוסף, כמו שהסברתי קודם על הצילום והמסגור, הרבה פעמים צריך לדעת לקחת צעד אחורה, ולהרחיב את הפרספקטיבה.
אני מאמין שבתהליכי קבלת החלטות, בדומה למערכת המשפט בארה"ב, צריך להגיע להסכמה מלאה. גם אם מדובר בהחלטה עקרונית ואני משוכנע בצדקתי, אני אנסה לשכנע את מי שמתנגד על מנת שיסכים להחלטה. אם הוא עדיין מתעקש, אני אקשיב לו שוב ואנסה להבין מה עומד מאחורי טיעוניו.
אני מושפע כמובן גם מתחום הפילוסופיה, הפילוסופיה, בניגוד למדעים אחרים, שואלת שאלות ולא בהכרח נותנת תשובות. וכך אני מנסה לא להיות מקובע, אלא לשאול שאלות. לא לקחת כמובן מאיליו שכל מה שאנחנו יודעים הוא נכון.

איזה מן סוג מנהל אתה?
אני מנהל מאוד בלתי פורמלי בעבודה ולא מאמין ביחסי עובד מנהל רשמיים עם העובדים שלי. אני סומך עליהם שהם יודעים את העבודה. אני מאוד סבלני ולא גוער בהם, גם אם יש אי עמידה בזמנים. אני מאמין בחינוך המערכת ושלרוב האנשים טוב לעבוד בצורה הזאת ולכן הם יעבדו כמו שצריך. לעיתים כמובן זה בא בעוכרי, אבל בסך הכל הכולל, אני חושב כי זאת הצורה הנכונה.

האם עברת איזשהן הכשרות ניהוליות?
עברתי קורסי ניהול בחברות השונות שעבדתי בהן. אני משתדל לקחת מכל השתלמות, מכל הכשרה ומכל ספר שאני קורא משהו.

האם יש ספר ניהול שאתה ממליץ עליו?
אני לא קורא ספרי ניהול.. לא כל כך מאמין בהם. אני חושב שאם אנשים כותבים ספרים, אז כנראה שהם לא באים מתחום הניהול. ולרוב הם באמת אנשי אקדמיה ולדעתי זה לא אותו דבר. אני גם לא חושב שצריך לקרוא ספר שלם בשביל העצות שלהם. אני מקבל הרבה יותר השראה מספר השירים של לאו טסה.

האם אתה עובד עם יועצים?
בישוב אנחנו עובדים בתחום הקליטה עם יועצים התנהגותיים. לגבי יועצים ניהוליים, אז חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות, ובאופן כללי, אני פחות מאמין בהם.

מהם רגעי סיפוק שלך בתור מנהל?
כשפרויקט שיזמתי אותו או שהייתי שותף להקמתו, רוקם עור וגידים ומוקם.

אילו טיפים יש לך למנהל בתחילת דרכו?
הרבה הרבה סבלנות ופתיחות. אתה לא יודע הכל ואפילו לא הרבה. ולכן, תקשיב, תסתכל ותלמד, אבל בסוף תחליט ותישא בתוצאות.

איפה אתה רואה את עצמך בעוד 10 שנים?
מצלם… הייתי רוצה להיות הצלם של הנשיונל גאוגרפיק, למרות שמעולם לא ניסיתי להתמקצע. הצילום תמיד היה עבורי תחביב ואני מאמין שתחביב צריך להישאר תחביב, אחרת הוא מאבד מהקסם שלו.

משהו לסיום?
לאורך השנים, למדתי הכי הרבה – גם בתחום הניהול – מילדיי. לכולנו יש ציפיות מהרבה אנשים וגורמים וכמובן שבתור הורים גם מילדינו. ואולם, מתישהו אנחנו צריכים להפנים שהם לא יהיו דווקא מה שאנחנו רוצים. אז אם הילדים שלנו לא תמיד עושים או נהיים מה שאנחנו רוצים, אנחנו לא צריכים לצפות מהעובדים שלנו שתמיד יעשו או יאמינו במה שאנחנו רוצים.

ליצירת קשר עם אבי – Avi.elbaum@gmail.com

 לפוסט הקודם בסדרת "לדבר עם מנהל" – עם בתיה מנו – מנהלת ארגון לב"ם של רשת אורט.

מנהלים ומנהלות המעוניינים להתראיין למדור "לדבר עם מנהל" מוזמנים ליצור קשר במייל info@ofim.co.il.

מתויג: ניהול, ספרי ניהול, קבלת החלטות

Posted in: לדבר עם מנהל, ניהול עובדים, קבלת החלטות